Menadżerowie, jako osoby zarządzające podmiotami gospodarczymi ponoszą, co oczywiste, odpowiedzialność za swoje działania oraz zaniechania związane z prowadzeniem działalności gospodarczej zarządzanego podmiotu oraz zajmowaniem się jego sprawami majątkowymi. Polskie prawo karne zna jednak mechanizmy, na podstawie których zarządzający podmiotami gospodarczymi mogą ponosić odpowiedzialność karną również za zachowania osób trzecich. Jak zminimalizować ryzyko poniesienia takiej odpowiedzialności?
Odpowiedzialność za osoby, przy pomocy których realizujesz swoje obowiązki
Zakres obowiązków obciążających osoby zarządzające podmiotami gospodarczymi jest z mocy samego prawa bardzo szeroki. Co oczywiste, faktyczna realizacja tych obowiązków jest zazwyczaj, w mniejszym lub większym stopniu, cedowana na podległych pracowników organizacji. W przypadku korzystania z takiego rozwiązania, musisz mieć świadomość, że możesz ponieść odpowiedzialność karną za niezgodne z prawem działania oraz zaniechania osób, przy pomocy których realizujesz swoje obowiązki, tj. przede wszystkim personelu, a nawet zewnętrznych względem organizacji podmiotów, które świadczą na jej rzecz różnego rodzaju usługi, np. obsługę księgowości. Tego rodzaju odpowiedzialność może zaktualizować się przede wszystkim w sytuacji, gdy w wyniku niewłaściwego nadzoru podległy Ci pracownik podejmie działania skutkujące wyrządzeniem organizacji szkody majątkowej. Należyty nadzór nad personelem w kontekście odpowiedzialności karnej ponoszonej przez managera ma szczególnie doniosłe znaczenie w przypadku pracowników uprawnionych do wystawiania w imieniu organizacji dokumentacji mającej znaczenie prawne, w tym faktur VAT oraz deklaracji podatkowych. Nierzetelne wystawianie tych dokumentów lub podanie w ich treści nieprawdziwych danych, rodzi ryzyko odpowiedzialności za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe bezpośrednio po stronie osób zarządzających organizacją.
Podobny skutek, jeżeli chodzi o ryzyko pociągnięcia Cię do odpowiedzialności karnej, mogą rodzić zaniedbania po stronie podmiotów zewnętrznych, którym powierzyłeś do realizacji określone zadania związane z funkcjonowaniem organizacji, jak np. prowadzenie ksiąg rachunkowych. Wspomniana odpowiedzialność może dojść do skutku przede wszystkim w sytuacji, gdy nie przeprowadziwszy odpowiedniej weryfikacji kontrahenta, zlecisz realizację wspomnianych zadań podmiotowi nieposiadającemu w rzeczywistości odpowiednich kwalifikacji, a tym samym niedającemu rękojmi prawidłowej realizacji zleconych czynności.
W kontekście możliwości poniesienia przez Ciebie odpowiedzialności karnej za wypełniające znamiona przestępstwa działania innych osób, istotne znaczenie ma również zagadnienie współsprawstwa, które stanowi formę popełnienia przestępstwa wspólnie i w porozumieniu przez co najmniej dwie osoby. Aktualnie w orzecznictwie sądowym przeważa pogląd, zgodnie z którym nie każda ze współdziałających osób musi faktycznie zrealizować jakiekolwiek znamiona przestępstwa, aby podlegać odpowiedzialności karnej. Dla przypisania takiej odpowiedzialności wystarczające jest bowiem, że dane zachowanie objęte porozumieniem współdziałających ma istotny wpływ na popełnienie tego czynu, w tym. np. ułatwia innym osobom jego popełnienie. Skutkiem tak ujętego współsprawstwa jest możliwość przypisania każdej ze współdziałających osób odpowiedzialności również za zachowania, które w ramach porozumienia zrealizowali jej wspólnicy. Powyższa uwaga ma wymiar praktyczny w szczególności w kontekście działalności kolegialnych organów zarządzających podmiotami gospodarczymi (np. wieloosobowy zarząd) i podejmowanych przez nie decyzji. Formą ocenianego przez prymat norm prawnokarnych współsprawstwa może być zatem m.in. podjęcie przez kilku członków zarządu uchwały lub decyzji gospodarczej, której realizacja wyrządzi następnie szkodę majątkową zarządzanej przez nich spółki. Wówczas może dojść do sytuacji, w której do odpowiedzialności karnej pociągnięci zostaną nie tylko ci członkowie organu, którzy faktycznie wprowadzili decyzję w życie i swoim zachowaniem bezpośrednio spowodowali szkodę, ale również ci, którzy poparli ją, głosując za jej podjęciem, mimo, że faktycznie nie mieli merytorycznego wpływu na jej treść oraz dalsze losy. Podobny skutek może również zaistnieć, w sytuacji, gdy członek zarządu, co prawda nie głosując za podjęciem „przestępczej” uchwały, ma świadomość jej szkodliwości dla interesów spółki, lecz nie podejmie jakiejkolwiek aktywności w kierunku zapobiegnięcia jej skutkom.
Jak ograniczyć ryzyko poniesienia odpowiedzialności karnej i bronić się przed zarzutami?
Mając świadomość tego, że podstawy poniesienia ewentualnej odpowiedzialności karnej przez menadżera są ukształtowane stosunkowo szeroko w ramach polskiego porządku prawnego, warto z wyprzedzeniem zadbać o taką organizację działalności zarządzanej organizacji, aby w razie ujawnienia ewentualnych nieprawidłowości związanych z jej funkcjonowaniem, ograniczyć do możliwego minimum ryzyko poniesienia odpowiedzialności karnej. Poniżej przedstawiam propozycje rozwiązań o charakterze prewencyjnym, których wdrożenie w organizacji będzie świadczyć o podjęciu przez Ciebie aktów należytej staranności. Wdrożenie tego rodzaju rozwiązań z odpowiednim wyprzedzeniem może mieć z kolei pozytywny wpływ na ocenę zaistnienia przesłanek odpowiedzialności w ramach ewentualnego postepowania karnego, a tym samym na znaczne ograniczenie ryzyka poniesienia przez Ciebie odpowiedzialności karnej za niezgodne z prawem zachowania innych osób.
Po pierwsze, mając na uwadze fakt, że grożąca Ci odpowiedzialność wiąże się najczęściej z jakąś formą niedopełnienia przez Ciebie obowiązków lub przekroczenia uprawnień, zadbaj o to, aby twoje uprawnienia oraz obowiązki zostały określone w sposób możliwie precyzyjny zarówno w treści regulacji wewnętrznych jak i w kontrakcie menadżerskim, tak, aby nie było wątpliwości odnośnie do tego, kto jest odpowiedzialny za konkretny obszar działalności zarządzanego podmiotu. Wprowadzenie szczegółowego podział kompetencji jest uzasadnione zwłaszcza w sytuacji, gdy organ zarządzający organizacją ma charakter kolegialny.
Po drugie, zadbaj o szczelny, hierarchiczny system nadzoru nad podległym personelem, za którego działania lub zaniechania ponosisz odpowiedzialność, tak, aby ewentualne nieprawidłowości były wychwytywane na jak najwcześniejszym etapie. Ma to szczególnie istotne znaczenie w odniesieniu do tych pracowników, których pracy z przyczyn faktycznych lub organizacyjnych nie jesteś w stanie bezpośrednio i konsekwentnie nadzorować.
Po trzecie, jeżeli któryś z aspektów zarządzania organizacją wymaga posiadania wiedzy specjalistycznej, rozważ zlecenie realizacji zadań w tym zakresie podmiotom trudniącym się profesjonalnie tego rodzaju działalnością. Jednocześnie zadbaj o należyte udokumentowanie tego zlecenia (najlepiej w formie pisemnej umowy) oraz precyzyjne i kompletne określenie scedowanych na ten podmiot obowiązków. Pamiętaj również, aby przed rozpoczęciem współpracy, z należytą starannością dokonać weryfikacji tego podmiotu pod kątem jego renomy oraz profesjonalnego charakteru świadczonych usług.
Po czwarte, w przypadku zawierania transakcji o dużym stopniu ryzyka lub skomplikowania, dokonaj uprzedniej konsultacji i oceny planowanych działań ze specjalistami (np. prawnikami, doradcami podatkowymi itp.) oraz właściwe udokumentuj uzyskaną w ten sposób pomoc, np. w formie pisemnej opinii rekomendującej podjęcie planowanych działań. Dąż do tego, aby być w stanie uzasadnić gospodarczy sens wszystkich decyzji, które podejmujesz, a w szczególności tych o strategicznym znaczeniu dla działalności zarządzanego podmiotu.
Po piąte, zadbaj o wdrożenie systemu compliance, tj. wewnętrznej, kompleksowej regulacji prawnej, mającej na celu zapewnienie zgodnego z prawem funkcjonowania zarządzanej przez Ciebie organizacji oraz ograniczenie ryzyka wystąpienia różnego rodzaju naruszeń, do których może dojść w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą. Wprowadzenie tego rodzaju rozwiązania ma również istotne znaczenie z punktu widzenia przygotowania organizacji do projektowanych zmian w Ustawie o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary, w wyniku których brak ustanowienia odpowiednich procedur wewnętrznych będzie stanowił jedną z przesłanek daleko idącej odpowiedzialności organizacji m.in. za czyny zabronione popełnione przez jej personel. Właściwe przygotowanie do planowanych zmian, poza wdrożeniem systemu compliance, powinno objąć również wprowadzenie systemu właściwego doboru oraz nadzoru nad personelem, jak również systemu doboru podwykonawców oraz przedsiębiorców współpracujących z organizacją na podstawie umów.
adw. Kamil Statuch
